Durant la phase de planification de la méthodologie TEST (Étape 1), l’entreprise aura conçu un système d’information pour l’efficacité des ressources qui permettra de contrôler les inefficacités les plus significatives relatives à la productivité des ressources. Ce système d’information est essentiel pour l’amélioration continue de la performance de l’entreprise par rapport aux objectifs définis dans la politique de l’ERPP.
Le système d’information est constitué de plusieurs éléments, telles que : un ensemble d’indicateurs de l’efficacité des ressources reliés aux flux importants au niveau de l’ensemble de l’entreprise ainsi qu’aux goulots d’étranglement de la productivité au niveau opérationnel qui sont identifiés à la fin de l’étape 1.6 ; les procédures de routine pour mesurer, enregistrer et analyser des données spécifiques dans les départements de la production et de la comptabilité : des dispositifs de mesure installés (à la fois des équipements et des logiciels de supervision) ; un plan de suivi bien défini avec la fréquence et les responsabilités du suivi, qui a été élaboré à l’étape 1.8 et mis en œuvre à l’étape 2.
À l’étape 3, le système d’information déjà établi est utilisé pour mesurer la performance et les améliorations réelles résultant de la mise en œuvre des options de l’ERPP, et il est comparé aux niveaux de référence initiaux quantifiés durant l’étape 1 de la planification. Les résultats de cette analyse sont ensuite partagés avec l’équipe dirigeante pour leur permettre de réaliser les processus internes de révision dans le cadre des processus de prises de décision de l’entreprise.
Les équipes en charge de ce suivi doivent être formées sur la façon de faire fonctionner le système d’information, en étroite coopération entre ingénieurs et comptables.
Des informations documentées telles que les instructions de travail pourraient être élaborées pour la collecte, le traitement, l'enregistrement, l'évaluation et les rapports sur les données de suivi, mais également pour documenter et enregistrer toutes les actions correctives apportées au système de management interne eu égard au suivi. Elles pourraient faire partie d'un futur SME/SMEn.
Les résultats du suivi après la mise en œuvre de l’ERPP (réels par rapport à attendus) doivent être présentés durant les réunions de révision du management interne.
TLe système d'information sur l'efficacité des ressources et les indicateurs doivent être intégrés dans le système d'information existant du management et dans les informations documentées associées.
Les données du suivi peuvent être utilisées pour évaluer la conformité aux objectifs environnementaux et pour créer des nouveaux niveaux de référence pour le système de management.
Les informations sur les résultats du suivi doivent être incluses pour être prises en considération dans la révision du système de management SME/SMEn.